Перейти к содержимому
База знаний Structura

Зачем нужны группы

Что это

Группа — это переиспользуемый список сотрудников. Когда вы выдаёте роль группе, эту роль автоматически получают все её участники. Когда вы убираете человека из группы — он теряет все права, которые получил через эту группу. Если состав отдела меняется, вам не приходится переназначать роли по одному человеку — достаточно поменять список участников группы.

Без групп каждую роль приходится выдавать каждому сотруднику персонально. Это работает на пять-семь человек; на тридцать-сорок — превращается в нечитаемую таблицу, где невозможно понять, кто что может.

Когда нужно

  • В компании есть постоянные отделы (ПТО, Сметчики, ОПК, Координация) с устойчивыми правами на платформе.
  • В одном проекте работают несколько человек одного типа — авторы, согласующие, наблюдатели.
  • Состав команд меняется: люди приходят и уходят, переходят между проектами.
  • Хочется иметь одну точку аудита «у кого какой доступ» — не разглядывать тридцать карточек, а посмотреть три-четыре группы.

Сравнение

Без групп: на новый проект пришли пять авторов из ПТО. Вы открываете карточку каждого, нажимаете «Добавить назначение», выбираете роль «Исполнитель» на проекте — пять раз. Через месяц один человек уходит — вы открываете его карточку, снимаете роль. Ещё одного добавляете — открываете карточку, выдаёте роль.

С группами: один раз создаёте группу «ПТО», добавляете в неё всех инженеров. Выдаёте группе роль «Исполнитель» — все пятеро получают её одним кликом. Кто-то ушёл — убрали из группы. Новый пришёл — добавили в группу. Никаких изменений в назначениях ролей делать не надо.

Когда групп НЕ нужно

Бывают ситуации, когда лучше выдать роль персонально:

  • Один-единственный человек на проекте с уникальной ролью (главный инженер проекта).
  • Временный доступ на пару дней — проще выдать и снять, чем заводить группу.
  • Сотрудник по характеру работы стоит особняком — для него нет «такого же» коллеги.

Что произойдёт после

Когда вы начнёте использовать группы, в карточке каждого сотрудника на вкладке «Доступы» появятся строки с пометкой «через группу X» — это унаследованные роли. Их нельзя снять у одного человека: либо вы убираете человека из группы, либо снимаете роль у самой группы (тогда её потеряют все её участники).

Что ещё посмотреть