Перейти к содержимому
База знаний Structura

Реестр РД через Excel

Зачем это нужно

Excel-шаблон — самый быстрый способ завести структуру реестра рабочей документации для больших проектов, где создавать комплекты, документы и листы по одному вручную долго. Скачали файл, заполнили офлайн, загрузили обратно — новые записи появятся в реестре, существующие — обновятся, ничего не удалится.

Где находится

В модуле «Рабочая документация» откройте раздел Структура документации. В шапке экрана — две кнопки:

  • «Скачать Excel реестра» — выгрузить файл с текущей структурой.
  • «Импорт из Excel» — загрузить заполненный файл обратно.
Кнопки «Скачать Excel реестра» и «Импорт из Excel» в шапке экрана структуры

Как обычно работают

Шесть шагов работы с Excel-шаблоном: скачать, открыть, сохранить копию, заполнить, сохранить, импортировать
  1. Нажмите «Скачать Excel реестра» — скачается файл со структурой проекта.
  2. Откройте файл в Excel.
  3. Сохраните копию на всякий случай — если что-то пойдёт не так, всегда можно вернуться к исходнику.
  4. Заполните новые строки. Служебные поля оставьте пустыми — система заполнит их при импорте сама.
  5. Сохраните файл.
  6. Нажмите «Импорт из Excel» и выберите сохранённый файл. После импорта проверьте структуру в интерфейсе.

Что внутри Excel-файла

Структура листа «Реестр РД»: пользовательские поля слева, служебные справа, пример новой строки

В файле два листа:

  • «Реестр РД» — основные данные (используется и для редактирования, и для импорта).
  • «Инструкция» — короткая справка по заполнению.

Лист «Реестр РД» содержит строки трёх уровней: комплекты, документы и листы. Одна строка = один лист; если в документе ещё нет листов, документ остаётся одной строкой с пустыми полями листа.

Поля, которые заполняете вы

По комплекту:

  • Комплект — код комплекта (например, КР, АР, ОВ, ВК).
  • Наименование комплекта — полное название.

По документу:

  • Шифр документа — код документа внутри комплекта (например, КР-1, КР-3).
  • Наименование документа — полное название.
  • Листов — ожидаемое количество листов в документе (можно оставить пустым — посчитается по строкам листов).

По листу:

  • Наименование листа — название листа. Обязательное поле.

Номер листа (порядковый № внутри документа) система выставляет сама при импорте: листы получают номера по порядку появления в файле. В шаблоне колонки «Код листа» и «Порядок» больше нет — нужно заполнять только «Наименование листа».

Служебные поля — что с ними делать

В файле есть несколько служебных полей со специальными номерами. Они нужны системе чтобы понять, какие записи вы редактируете, а какие добавляете заново.

Что с ними делать:

  • В строках, которые уже были в файле — не трогайте эти поля. Не очищайте и не меняйте номера.
  • В строках, которые добавляете заново — оставьте эти поля пустыми, система сама их заполнит при импорте.

Если случайно очистить служебное поле у существующей строки — система примет её за новую и заведёт дубль.

Чего нельзя делать

  • Переименовывать лист. Лист должен называться ровно «Реестр РД» — иначе импорт сообщит, что не нашёл данных.
  • Разъединять ячейки шапки или вставлять строки внутрь заголовков.
  • Использовать один и тот же шифр документа для разных документов в одном комплекте — это уникальный ключ.
  • Переносить документ в другой комплект или лист в другой документ через смену значения в колонке. Перенос делается только в интерфейсе, осознанно. Импорт такой переход не выполнит и завершится ошибкой.
  • Удалять строки, чтобы убрать запись из реестра. Импорт никогда не удаляет данные — пустые строки просто игнорируются. Чтобы удалить запись, нажмите «Удалить» в соответствующей строке реестра в интерфейсе.

Типовые ошибки

СимптомЧто проверить
После импорта появились дубликатыНе были ли случайно очищены служебные поля у существующих строк; не менялись ли коды у строк с уже заполненными служебными полями.
Импорт сообщает «В шаблоне нет строк»Лист называется ровно «Реестр РД»; данные не сдвинуты вверх (нужны строки с заголовками); файл сохранён в формате .xlsx.
Лист не привязался к документуЗаполнен ли шифр документа в строке листа.
Документ не привязался к комплектуЗаполнен ли код комплекта в строке документа.
У листа в строке пусто наименованиеНаименование листа — обязательное поле. Заполните его, или удалите строку, если лист не нужен.
Ошибка про несовпадение служебных полейКто-то отредактировал служебные номера у существующих листов. Скачайте файл заново и перенесите свои правки в свежую копию.

Связанные страницы