Выпуск, версии и история
Word, PDF и XML являются представлениями одной сохраненной записи. Выпуск начинается с проверки данных и заканчивается визуальной проверкой файла и фиксацией результата передачи.
Единая версия данных
Общими для всех форматов остаются:
- реквизиты объекта и участников;
- работы, конструкции и местоположение;
- рабочая документация;
- материалы и документы качества;
- приложения, схемы и НТД;
- даты и состав представителей.
Если форматы расходятся, исправьте исходную запись или общий механизм формирования. Редактирование только скачанного Word создает отдельную неучтенную версию.
Порядок выпуска
- Сохраните документ.
- Нажмите Проверить.
- Устраните ошибки и оцените предупреждения.
- Сформируйте нужный формат из шапки документа.
- Откройте PDF во встроенном просмотре.
- Скачайте Word или XML и проверьте содержимое подходящим приложением.
- После изменения исходных данных повторите формирование.
Состояние файлов
| Состояние | Что означает |
|---|---|
| Не сформирован | Файла для документа еще нет |
| Доступен после сохранения | Сначала нужно записать изменения |
| Сформирован | Файл соответствует сохраненной версии |
| Устарел | После формирования изменились данные документа |
| XML с ошибкой | Экземпляр не прошел проверку по выбранной схеме |
Наличие PDF не означает, что документ подписан электронной подписью. Контур юридически значимого подписания должен отдельно учитывать применимый порядок, вид подписи и систему обмена. В текущем руководстве электронная подпись не рассматривается как завершенный пользовательский сценарий.
Версии и архив
Изменение сохраненного или выпущенного документа должно оставлять прослеживаемую историю. Архив скрывает запись из ежедневной работы, но не разрывает связи с журналом, комплектом, схемой или материалом.
Необратимое удаление допустимо только для архивной записи без зависимостей и при наличии соответствующих административных прав.
Передача
Перед отправкой зафиксируйте состав комплекта, версии файлов, результат проверки и статус обмена. Для ИСУП дополнительно контролируйте идентификатор отправки, ответ получателя и сообщение об ошибке.
Следующий шаг: категории, XML и ИСУП.