Перейти к содержимому
Structura База знаний
База знаний Structura

Выпуск: согласование, замечания, подписание, версии, файлы

Как довести заполненный акт или исполнительную схему от черновика до согласованного документа с файлами Word, PDF и XML и как исправлять его по замечаниям. Сюда приходят, когда акт заполнен и справа «Все проверки пройдены».

Карточка акта → главная кнопка → панель «Согласование и подписание»

Что нужно заранее

  • Акт без блокирующих ошибок в панели «Готовность к выпуску» — карточка акта.
  • Ответственные с email на странице «Ответственные» — маршрут согласования и лист подписания строятся только из них — подготовка проекта.
  • Отправлять на согласование может администратор проекта.

Как сделать

1. Завершить оформление и опубликовать

  1. В карточке акта нажмите Завершить оформление. Форма проверится, акт станет «Сохранён».
  2. Нажмите Опубликовать. Сервер проверит обязательные поля. Если чего-то не хватает — появится «Акт не опубликован: заполните поля из списка ниже» и над бланком список «Ошибки публикации». Исправьте, Сохранить, снова Опубликовать.
  3. После публикации справа откроется панель Согласование и подписание. Опубликованный акт не редактируется. Позже панель открывается той же главной кнопкой.

У схемы то же самое делают кнопками Завершить и Опубликовать в шапке, а процесс — на вкладке Процесс.

2. Отправить на согласование

  1. В панели нажмите Отправить на согласование — откроется окно «Маршрут согласования».
  2. Автор документа — кто отвечает за исправления.
  3. Согласующие — сверху вниз, последний утверждает. Добавить согласующего, стрелки меняют порядок. Один человек не может стоять в маршруте дважды, автор не может быть согласующим.
  4. При необходимости укажите Срок.
  5. Нажмите Отправить на согласование. Статус — «На согласовании», в панели видно, у кого документ сейчас.

3. Согласовать или вернуть

Согласующий открывает документ и видит в панели свою кнопку:

  • Согласовать (промежуточный этап) или Утвердить (последний этап) — если незакрытых замечаний нет. После утверждения статус «Согласован».
  • Вернуть на доработку — документ уходит автору, статус «С замечаниями».

4. Замечания

  1. В блоке Замечания нажмите Добавить. В окне «Замечание» выберите Блок документа (или оставьте «К документу в целом»), опишите Что исправить, выберите Важность: Критичное, Существенное, Незначительное, К сведению. Нажмите Добавить.
  2. Пока замечание не закрыто, документ нельзя согласовать.
  3. Автор нажимает у замечания Исправлено, пишет, что исправлено, и нажимает Отметить.
  4. Согласующий нажимает Принять (замечание закрыто) или Снять с указанием причины.
  5. Переключатель Незакрытые / Все фильтрует список. Щелчок по замечанию прокручивает к блоку акта, к которому оно относится.

5. Исправить в новой версии

  1. У возвращённого документа нажмите Создать версию для исправления. Откроется новая версия с открытой панелью; незакрытые замечания переходят в неё.
  2. Внесите правки, Завершить оформление, Опубликовать.
  3. Нажмите Отправить повторно — маршрут возьмётся из прошлой версии, его можно изменить.

В реестре актов у исправленной версии метка версия N. В панели блок Версии показывает все версии со ссылкой «открыть», блок Хронология — кто и когда создал, опубликовал, отправил, согласовал, вернул, добавил или закрыл замечание.

6. Лист подписания

  1. У согласованного документа нажмите Запустить подписание — окно «Лист подписания».
  2. Состав берётся из комиссии акта — те же люди, что в Word, PDF и XML. Порядок — сверху вниз. Подписант и Роль в комиссии можно изменить, Добавить подписанта — добавить строку.
  3. Нажмите Запустить подписание. Статус — «На подписании», в блоке Лист подписания виден счётчик «N из M» и состояние каждого подписанта.
Электронная подпись в интерфейсе пока не подключена: лист подписания показывает состав, порядок и статусы подписантов только для просмотра.

7. Сформировать файлы

  1. В верхней панели акта нажмите Word, PDF или XML. Для черновика форма сначала сохраняется. Файл формируется и открывается в новой вкладке.
  2. После XML появится «XML сформирован и прошёл XSD-проверку» или «XML сформирован, но требует проверки».
  3. После любой правки данных сформируйте файлы заново — каждый файл отражает данные на момент формирования.
  4. В реестре актов сформированный PDF можно открыть или скачать прямо из строки, метка XML показывает, сформирован ли XML.

Том за период со всеми актами — в комплектах. Отправка XML в ИСУП — справочники и обмен.

Что получилось и куда дальше

Согласованный документ с листом подписания, файлами Word, PDF и XML и полной историей версий. Следующий шаг — комплект.

Если не получается

  • Нет кнопки «Отправить на согласование». Её видит только администратор проекта и только у опубликованного документа. Сначала Завершить оформление → Опубликовать.
  • «В проекте нет назначенных ответственных» или «Без email у ИТР: N». В маршрут попадают только ответственные с email. Добавьте email в разделе «Ответственные».
  • Кнопка «Согласовать» не появляется, в панели «Не закрыто: N замечаний — согласование недоступно». Закройте замечания (Принять / Снять) или верните документ автору.
  • Поля акта не редактируются после возврата. Правки вносятся только в новой версии — нажмите Создать версию для исправления.
  • «Документ уже изменён другим действием». Кто-то изменил маршрут одновременно с вами; данные обновлены — повторите действие.
  • XML «требует проверки». Откройте панель «Проверка контракта» в карточке акта, исправьте указанные поля и сформируйте XML снова.