Подготовка проекта: реквизиты, участники, представители, роли

Первый шаг работы с исполнительной документацией: один раз внести реквизиты объекта, организации-участников, их представителей и роли, чтобы потом акты и журналы заполнялись выбором из списков, а не ручным вводом.

Что нужно заранее

• Проект создан, и у вас есть право редактировать его паспорт и участников.
• Под рукой: разрешение на строительство, заключение экспертизы, договоры, реквизиты организаций (ИНН, ОГРН, юридический адрес), приказы о назначении ответственных и XML-файлы машиночитаемых доверенностей (МЧД), если представители действуют по ним.

Порядок строгий: реквизиты объекта → организации → люди внутри организаций → назначения с ролями и документами. Каждый следующий шаг выбирает данные из предыдущего.

Как сделать

1. Реквизиты объекта

Исполнительная документация → Главная → плитка «Паспорт проекта» → Открыть реквизиты

Тот же паспорт открывается кнопкой Паспорт на карточке проекта в списке проектов.

1. В блоке Проект проверьте Название проекта (обязательное), Код проекта, Этап проекта, плановые даты.
2. В блоке Объект капитального строительства заполните Наименование объекта капитального строительства, Почтовый или строительный адрес объекта капитального строительства, Вид строительства, Дата начала строительства, Дата окончания строительства, Краткая проектная характеристика. Эти строки попадают в шапку каждого акта и титул каждого журнала.
3. В блоке Заказчик и подрядчик впишите наименования и номера и даты договоров. Это краткие сведения: из них на следующем шаге можно быстро завести организацию.
4. В блоке Разрешительная документация заполните Номер разрешения на строительство, Дата разрешения, Выдавший орган, Срок действия и реквизиты заключения экспертизы ПД.
5. Нажмите Сохранить. Появится сообщение «Паспорт проекта сохранён», счётчик на плитке «Паспорт проекта» на главной пересчитается.

2. Организации-участники

Исполнительная документация → Участники проекта

Экран разделён на две колонки: слева Организации, сгруппированные по роли в проекте, справа Представители выбранной организации.

1. В колонке Организации нажмите Контрагент. Откроется окно Новый контрагент.
2. Если заказчик или подрядчик уже вписан в паспорт, нажмите в строке Выбрать из паспорта проекта кнопку Заказчик или Подрядчик — наименование и договор подставятся.
3. Заполните Полное наименование организации, Краткое наименование и выберите Роль в проекте. Доступные роли:
   • Застройщик; Заказчик; Технический заказчик;
   • Лицо, осуществляющее подготовку проектной документации;
   • Лицо, осуществляющее строительство;
   • Лицо, выполнившее работы;
   • Строительный контроль заказчика; Строительный контроль подрядчика;
   • Госстройнадзор; Поставщик; Иное.
4. При необходимости укажите Номер договора, Дата договора и Родительский контрагент (например, генподрядчик для субподрядчика).
5. Раскройте Реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН, Юридический адрес, Почтовый адрес, Телефон, Email, ФИО руководителя, Должность руководителя, Действует на основании. Для всех ролей, кроме «Госстройнадзор», «Поставщик» и «Иное», поля ИНН, ОГРН и Юридический адрес обязательны.
6. Для проектировщика и строителя раскройте СРО и заполните Наименование СРО, ОГРН СРО, ИНН СРО, Номер выписки или свидетельства, Дата выдачи, Действительна до. Эти сведения печатаются в акте.
7. Нажмите Создать. Организация появится слева в группе своей роли.

Повторите для каждой организации, которая будет фигурировать в актах.

Для титула общего журнала работ обязательны три роли: «Застройщик», «Лицо, осуществляющее подготовку проектной документации» и «Лицо, осуществляющее строительство». Пока какой-то нет, над списком организаций висит строка «Не хватает для титула общего журнала работ и его XML».

3. Представители (ИТР)

1. Щёлкните организацию в левой колонке.
2. В правой колонке нажмите ИТР. Откроется окно Новый ИТР.
3. Заполните Фамилия, Имя, Должность (обязательные), Отчество, Email, Телефон.
4. В поле НРС / реестр выберите НОСТРОЙ или НОПРИЗ и впишите Номер в реестре, если человек подписывает акты как специалист по организации строительства или проектирования. Иначе оставьте Нет.
5. Нажмите Создать. В карточке ИТР появятся счётчики Приказы и МЧД — пока нулевые.

4. Назначения: роль и подтверждающие документы

Исполнительная документация → Ответственные

1. Нажмите Добавить ответственного. Откроется окно Новое назначение.

2. Выберите Контрагент, затем Представитель / ИТР — в списке только люди этой организации.

3. В поле Роль в актах выберите функцию, которую человек официально несёт:

   • Представитель застройщика по строительному контролю;
   • Представитель технического заказчика по строительному контролю;
   • Представитель лица, осуществляющего строительство;
   • Строительный контроль лица, осуществляющего строительство;
   • Представитель проектировщика / авторского надзора;
   • Представитель лица, выполнившего работы;
   • Представитель регионального оператора / эксплуатации;
   • Иной представитель.

   Если человек только ведёт журнал и акты не подписывает, оставьте поле пустым и отметьте Ответственный за ведение журнала. Одно из двух нужно обязательно.

4. Укажите Действует с и Действует по — период полномочий.

5. Нажмите Создать. Назначение появится в таблице с колонками Специалист, Роль в документах, Полномочия, Журнал.

6. Приложите документ полномочий через меню Действия (три точки) в строке назначения:

   • Загрузить приказ — Контрагент, Номер приказа, Дата приказа, Период действия (обязательные), Предмет, PDF приказа (до 30 МБ, можно без скана — в документы попадают номер и дата). Нажмите Загрузить.
   • Загрузить МЧД / доверенность — выберите ИТР, перетащите XML-файл МЧД (до 5 МБ), нажмите Загрузить и распарсить. Проверьте распознанные Регистр. №, Действует с, Действует по, Полномочия и статус проверки ФНС, затем нажмите Сохранить.

7. Снова откройте меню Действия → Редактировать и выберите загруженный документ в поле Приказ о полномочиях или МЧД / доверенность. Сохраните. В колонке Полномочия появится «Приказ № … от …» или отметка «МЧД».

Что получилось и куда дальше

• Паспорт даёт объект, адрес, разрешение и экспертизу для шапки актов и титулов журналов.
• Организации подставляются в акт по роли в проекте, в титул журнала — в поля Лицо, осуществляющее строительство и блок Участники и ответственные.
• Назначения подставляются в комиссию акта: на каждую роль берётся действующее на дату акта назначение с этой ролью, в акте его можно заменить другим. В общем журнале кнопка Синхронизировать назначения заполняет раздел 1 списком ИТР, а поле Ответственный за ведение журнала предлагает людей с этой отметкой.

Готовность видна на главной: плитки «Паспорт проекта», «Участники проекта», «Ответственные» показывают, сколько обязательных ролей закрыто.

Следующий шаг: реестр конструкций, затем журналы и акты.

Если не получается

• Кнопка «ИТР» неактивна. Не выбрана организация слева, либо она в архиве, либо включён режим Архив. Переключитесь на Активные и выберите организацию.
• В окне назначения пустой список людей. Сначала выбран не тот Контрагент или у организации нет ИТР — добавьте их на экране «Участники проекта».
• Ошибка «Выберите роль в актах или отметьте ответственность за ведение журнала». Заполните Роль в актах или поставьте отметку журнала.
• В акте не подставился представитель. Проверьте, что назначение не в архиве, Действует по не раньше даты акта, организация и ИТР активны. Если на одну роль несколько действующих назначений, подставляется самое новое; для «Представитель лица, выполнившего работы» от разных организаций автоподстановки нет — выберите человека в самом акте.
• Поле «МЧД / доверенность» пустое. МЧД загружается на конкретного ИТР; выберите сначала Представитель / ИТР, затем загрузите МЧД из меню строки.
• Нельзя удалить организацию или человека. Удаление навсегда доступно только из архива и только без связанных записей. Используйте В архив: запись исчезнет из новых выборов, но останется в прежних документах. Восстанавливайте по порядку: организация, ИТР, назначение.