Статусы процессов и типовые ошибки
Статусы экземпляра процесса
Статус — это общее состояние процесса в целом. Он показывается в карточке процесса (drawer) рядом с названием и в таблицах кабинета. Возможные значения:
| Статус | Внутренний код | Когда возникает |
|---|---|---|
| В работе | active | Процесс запущен, идёт по этапам. Текущий этап указывается отдельно (Загрузка / Валидация / Согласование / Утверждение). |
| Согласовано | approved | Финальный этап утверждения закрыт положительно. Автоматически запускается публикация документа. |
| Возвращено | returned | Кто-то из участников вернул процесс назад автору. Автор получает задачу на доработку. После доработки запускается новый отдельный процесс. |
| Отменено | cancelled | Процесс остановлен координатором или администратором без финального результата. Дальнейшие действия по нему недоступны. |
Текущий этап процесса показывается отдельно и не путается со статусом. Например, процесс в статусе «В работе» может быть на этапе «Согласование», и это разные характеристики.
Что значит «этап открыт / закрыт»
Каждый этап в процессе тоже имеет своё состояние:
- Этап открыт — этап активен, на нём есть задачи у участников.
- Этап закрыт — условие закрытия выполнено (по правилу кворума), процесс перешёл на следующий этап.
Если статус процесса «В работе», обязательно есть один открытый этап. Если статус «Согласовано», «Возвращено» или «Отменено» — открытых этапов нет.
Карточка процесса показывает статус и этап
В карточке процесса (drawer) сверху выводятся три ключевых тега:
- Цветной тег статуса (синий «В работе» / зелёный «Согласовано» / красный «Возвращено» / серый «Отменено»).
- Тег с названием текущего этапа («Этап: Согласование»).
- Тег счётчика задач «Задачи: N / M» — где N открытых из M всего по этому этапу.
Дополнительно — отметка «Обновлено …», когда было последнее значимое событие в процессе.
Виды событий в истории процесса
В разделе «Ход процесса» карточки выводится журнал событий. Возможные записи:
| Событие | Что означает |
|---|---|
| Процесс запущен | Создан экземпляр процесса по шаблону |
| Этап открыт | Процесс перешёл на новый этап |
| Создана задача | На этапе появилась задача для конкретного участника |
| Принято решение | Участник принял решение по своей задаче |
| Этап завершён | Условие закрытия этапа выполнено |
| Процесс согласован | Финальный этап утверждения закрыт положительно |
| Процесс возвращён | Кто-то вернул процесс назад автору |
| Процесс отменён | Координатор остановил процесс |
Каждая запись содержит время, автора действия (пользователя), переход «откуда → куда» (если он был) и комментарий участника.
Типовые ситуации и что делать
Задача не приходит участнику следующего этапа
Возможные причины:
- Условие закрытия предыдущего этапа не выполнено (правило кворума «требовать всех», но кто-то ещё не принял решение).
- Среди назначенных на следующий этап есть пользователи, которые не имеют доступа к проекту.
Что делать:
- В карточке процесса посмотреть, что показывает счётчик задач этапа.
- Открыть шаблон через «Редактировать» — проверить, кто назначен на этап.
- Запросить решение от тех, чьи задачи ещё открыты, либо переключить шаблон на менее строгий кворум для будущих запусков.
Процесс «висит» в статусе «В работе» без движения
Возможные причины:
- На текущем этапе никто не работает (например, участник в отпуске или роль не передана).
- Никто не открывает свою задачу в кабинете событий.
Что делать:
- Связаться с участниками открытого этапа.
- Если ответственный сменился — обновить шаблон (для будущих запусков) и запросить переназначение в текущем процессе через администратора.
- Если ситуация повторяется — пересмотреть кворум на согласовании/утверждении.
Возврат пришёл с пустым или непонятным комментарием
Возможные причины:
- Участник не описал причину возврата.
Что делать:
- Открыть карточку процесса и в разделе «Ход процесса» прочитать комментарий к решению о возврате.
- Если комментарий действительно пустой — связаться с тем, кто вернул, для уточнения. Эта проблема в основном организационная; технически возврат разрешён системой и без подробного комментария.
Документ опубликован, но не виден в модуле РД
Возможные причины:
- В целевой логике завершение утверждения атомарно: статус, PDF и обновление модуля РД происходят одной операцией. Если публикация прошла, а документ не виден — это технический сбой публикационной сборки.
Что делать:
- Обновить экран модуля РД.
- Если документ не появляется — открыть карточку процесса и проверить историю; передать инцидент администратору проекта.
Параллельно идут два одинаковых процесса
Возможные причины:
- Кто-то запустил повторно, не закрыв старый.
Что делать:
- В кабинете или ops-вкладке открыть оба процесса.
- Решить, какой считать актуальным, и отменить лишний через карточку процесса.
- Сообщить участникам, какой процесс — рабочий.
«Запустить может только автор, указанный в шаблоне»
Что это значит:
- Кнопка «Запустить процесс» нажата под пользователем, который не указан в шаблоне как автор на этапе «Загрузка». Кнопка обычно для таких пользователей и не отображается; если ошибка появилась — значит произошла попытка обойти проверку (например, по прямой ссылке).
Что делать:
- Найти того, кто назначен автором в шаблоне (открыть шаблон через «Редактировать» → этап «Загрузка» → список участников), и попросить запустить процесс самому.
- Если на этом маршруте регулярно работает несколько человек — попросить администратора проекта добавить их всех в этап «Загрузка» через «Редактировать» шаблон.
- Если сами вы и есть нужный автор, но кнопка не работает — обновите страницу и проверьте, открыт ли проект под правильным аккаунтом.
Шаблон удалить не получается — система пишет «уже использовался»
Что это значит:
- По шаблону уже запускались процессы. Удаление шаблона без потери истории невозможно.
Что делать:
- Если шаблон больше не нужен и историю по нему сохранять не требуется — подтвердить удаление вместе с процессами в диалоге системы.
- Если историю нужно сохранить — не удалять шаблон, а просто деактивировать его в строке таблицы «Маршруты процессов».
Что передать в обращение, если проблема не решается
При обращении в поддержку или к администратору проекта приложите:
- ссылку на карточку процесса (открыть в кабинете, скопировать URL);
- название процесса/шаблона;
- текущий статус и текущий этап;
- краткое описание ожидаемого поведения и фактического;
- скриншот карточки процесса или экрана модуля, на котором видна проблема.
Куда смотреть, чтобы быстро понять что происходит
- Кабинет событий → раздел «Требуют действия» — задачи, которые должны быть закрыты вами.
- Карточка процесса → раздел «Что сейчас нужно сделать» — следующее действие именно для вашей роли.
- Карточка процесса → раздел «Участники процесса» — кто отвечает за остальные этапы; видно сразу, к кому обращаться.
- Карточка процесса → раздел «Ход процесса» — кто и когда что сделал; это первая точка диагностики.
- Ops-вкладка кабинета (для администратора и руководителя проекта) — общий обзор: сколько процессов в работе, сколько возвращено, сколько застряло.
Визуальные материалы (добавим на следующем шаге)
- Скриншот: тег статуса и этап в карточке процесса.
- Скриншот: история процесса с разными типами событий.
- Скриншот: ops-вкладка кабинета со сводкой по статусам.